Cómo la creación y uso de plantillas Mejoraron la Eficiencia y la Calidad del Diseño

Contexto

Con varios diseñadores trabajando en paralelo y proyectos en marcha desde diferentes equipos, comenzamos a notar una falta de coherencia tanto en la estructura de los archivos como en la forma en que se iniciaban y documentaban los proyectos.

Cada diseñador organizaba su trabajo de manera distinta, lo que provocaba:

• Archivos desordenados o difíciles de navegar.
• Entregables visualmente inconsistentes y con documentación variable.
• Tareas repetidas innecesariamente o soluciones duplicadas.
• Dificultades en el handoff con desarrollo y en la comprensión general del trabajo.

Además, el proceso de toma de requerimientos también era inconsistente e incompleto. Por parte del equipo de gestión de proyectos, la información llegaba a veces sin suficiente contexto, sin objetivos claros o con una definición ambigua de qué se necesitaba diseñar. Esto impactaba directamente en:

• Malentendidos entre diseño y gestión.
• Iteraciones innecesarias para alinear expectativas.
• Pérdida de tiempo en fases tempranas por falta de claridad.

En resumen, la ausencia de un formato común tanto para iniciar como para entregar diseño estaba frenando la eficiencia del equipo y afectando la calidad del output final.

El Desafío

Qué debíamos incorporar para:

• Mejorar la toma de requerimientos.
• Asegurar entregas claras, coherentes y completas.
• Facilitar el trabajo entre diseñadores, PMs y desarrolladores.
• Reducir el tiempo de preparación y revisión de archivos.
• Mejorar la percepción de calidad y profesionalismo del equipo de diseño.

La Solución

Desde Design Ops, diseñamos una serie de plantillas en Figma y Confluence, adaptadas a distintas fases del proceso de diseño, desde la toma de requerimientos, la descripción de tareas y hasta la documentación funcional.

Se crearon plantillas para

• Documento Figma: Incluye, cómo organizar el archivo, portadas, sistema de comunicación interno, enlaces a la tarea Jira, tareas y documentación relacionadas o de interés.
• Research cualitativo: Creada en FigJam y preparada para documentar entrevistas, hipótesis, insights clave y patrones de comportamiento, hallazgos agrupados y síntesis rápida.
• User persona: Plantilla en Figma con campos predefinidos biografía, datos demográficos, objetivos, necesidades, frustraciones y herramientas utilizadas.
• Customer Journey: Matriz visual en Figma para mapear las etapas del journey, emociones, puntos de contacto y oportunidades.
• Blueprint: Plantilla para representar la experiencia del usuario junto con los procesos internos que la soportan. Incluye capas como: acciones del usuario, puntos de contacto, frontstage, backstage y sistemas.
• Empathy Map: Estructura prediseñada para reflejar lo que el usuario piensa, siente, dice y hace. Útil en workshops o como parte del kickoff de proyecto.
• Value Preposition Canvas: Plantilla en Figma para alinear producto y usuario: necesidades, dolores, beneficios, y cómo el producto responde a ellos. Integra fácilmente con el User Persona.
• Casos de uso y casuísticas: Formas reutilizables en FigJam para documentar distintos escenarios y excepciones. Incluyen espacio para descripción, objetivos del usuario, entradas y salidas del sistema.
• Árbol de navegación y de flujo de usuario: Formas prediseñadas en FigJam y en Figma para flujos, conexiones, notas y etiquetas, nomenclaturas y guía de uso.
• Presentaciones a clientes: Plantillas en Power Point y en Word con el estilo gráfico de la empresa.
• Toma de requerimiento: Plantilla creada en Confluence dedicada al equipo de Project managers.
• Descripción de tarea: Varias plantillas (dependiendo el tipo de tarea) creadas en Confluence con los campos necesarios a incluir en un ticket de Jira

Herramientas y recursos integrados

• Design System por producto.
• Librería de Wireframes: Mini Design system en Figma.
• Gráficos de uso transversal: Imágenes para propuestas comerciales y presentaciones de proyectos.
• Presentaciones a cliente: Mini Design Sistem en Figma con el estilo gráfico de la empresa.

Plan de Medición

Para asegurar que la implementación de las plantillas realmente aportara valor, diseñamos un plan de medición con indicadores claros y acciones de seguimiento. El objetivo era evaluar el impacto tanto en la eficiencia operativa como en la calidad percibida de los entregables.

Indicadores cuantitativos

• Reducción del tiempo dedicado a la preparación de archivos y entregables.
• Número de archivos con estructura correcta según la plantilla estándar.
• Errores detectados en QA relacionados con diseño (antes vs. después).
• Tasa de adopción de las plantillas por parte del equipo.

Indicadores cualitativos

• Feedback de diseñadores, PMs y desarrolladores sobre la claridad y utilidad de las entregas.
• Sesiones de retrospectiva con el equipo para recoger mejoras o bloqueos.

Evaluación de calidad

• Checklist de control de calidad integrada a las plantillas (uso correcto de componentes, documentación, enlaces, estructura).
• Auditorías internas sobre entregables aleatorios para medir consistencia, accesibilidad y nivel de detalle.
• Revisión periódica de archivos para detectar desviaciones o necesidades de ajuste en las plantillas.

Este plan no solo nos ayudó a demostrar el valor del trabajo desde Design Ops, sino que también sirvió como base para iterar y evolucionar las plantillas con datos reales y necesidades concretas del equipo.

El resultado

• Ahorro de tiempo en el armado inicial de archivos de hasta un 40%.
• Reducción de errores en handoffs y documentación.
• Mejora notable en la percepción de calidad por parte de otros equipos.
• Aceleración en el onboarding de nuevos diseñadores, al tener una base clara desde la que trabajar.
• Mayor cohesión visual entre entregables y equipos.